Mandats

Promutuel Assurance

Promutuel Assurance est résolument engagée dans la mise en œuvre des initiatives découlant de sa planification stratégique et visant notamment à stimuler la croissance rentable de l’organisation, à continuer l’optimisation de sa performance opérationnelle et à déployer une culture moderne de gestion des talents à travers l’ensemble des quelque 2 000 personnes qui œuvrent quotidiennement chez Promutuel Assurance. 

Engagées à poursuivre le déploiement d’une offre de services pertinente et différenciée pour ses 630 000 membres assurés, les équipes de Promutuel Assurance travaillent avec enthousiasme au déploiement de sa stratégie omnicanale, supportée par une transformation technologique d’envergure et par la modernisation de sa gouvernance et de son modèle d’affaires.

Le rôle

Afin d’assurer une gestion optimale des opérations du Bureau de la chef de la direction, Promutuel Assurance désire s’adjoindre les services d’un Directeur* hautement qualifié pour travailler en étroite collaboration avec celle-ci.

Le candidat choisi fournira une contribution stratégique au bon fonctionnement de l’organisation, en assurant la gestion quotidienne du Bureau de la chef de la direction et en assurant tous les arrimages nécessaires au bon fonctionnement des différentes instances de l’organisation (Conseil d’administration, Bureau de la chef de la direction et Comité de direction).

Principales responsabilités

Calendrier annuel de gestion

• Établir le calendrier annuel de gestion de l’entreprise, incluant la planification des grands processus et des grands événements annuels. S’assurer que la coordination administrative du calendrier annuel est réalisée par l’équipe du Bureau de la chef de la direction avec l’ensemble des parties prenantes.

Gestion des rencontres et suivis des dossiers stratégiques

• Travailler étroitement avec les autres membres du Bureau de la chef de la direction pour l’établissement du calendrier des rencontres de toutes les instances auxquelles participent la chef de la direction; 
• S’assurer de la coordination efficace des réunions relatives aux instances décisionnelles opérationnelles en planifiant les sujets des rencontres selon le mandat de chaque instance, du plan stratégique de l’entreprise, du plan de réalisation et des priorités de l’organisation, et ce, tout en veillant au respect des échéanciers;
• Assurer la priorisation et la cohérence des dossiers à présenter dans l’établissement des ordres du jour proposés, et ce, alignés avec les bonnes pratiques de gouvernance des différentes instances et du calendrier annuel de gestion;
• Travailler étroitement avec l’équipe du Bureau Corporatif de Projet afin d’assurer la planification et le séquençage de présentation des projets stratégiques faisant l’objet de suivis réguliers au Conseil d’administration, au Bureau de la chef de la direction et au Comité de direction de l’entreprise;
• Préparer et effectuer le suivi des réunions auxquelles assiste la chef de la direction, incluant la coordination de l’agenda, la préparation et la revue des documents pour les réunions à venir afin de s’assurer que la chef de la direction dispose de toutes les informations nécessaires en temps opportun; 
• Assurer le suivi exécutif des décisions prises afin de s’assurer de leur implantation et de faciliter la vigie pour la chef de la direction et les membres de son équipe.

Conseil stratégique à la chef de la direction

• Agir à titre de conseiller stratégique à la chef de la direction en veillant à assurer une cohérence optimale entre les intentions, le plan et l’exécution des initiatives stratégiques de l’organisation.

Gestion des demandes d’implication de la chef de la direction

• Recevoir et évaluer les diverses demandes d’implication de toutes sortes de la chef de la direction et faire les recommandations appropriées, de concert avec la vice-présidence, Communication et affaires publiques;
• Coordonner, de concert avec les membres du Bureau de la chef de la direction, la planification et la préparation des engagements de la chef de la direction;
• De concert avec l’équipe de la vice-présidence, Communication et affaires publiques, assurer la vigie et coordonner les recherches nécessaires afin de proposer les orientations et contenus des interventions de la chef de la direction.

Gestion de projets – autres

• À la demande de la chef de la direction, coordonner certains projets spéciaux, travailler sur certaines initiatives stratégiques confidentielles, effectuer des recherches et rédiger certains documents au besoin;
• À la demande de la chef de la direction, la représenter à certaines rencontres lorsque nécessaire;
• Monitorer le flux d’informations et de demandes diverses entourant le Bureau de la chef de la direction, agissant parfois en tant que gardien, tout en garantissant l’implication de la chef de la direction dans un projet ou un processus de prise de décision au bon moment.

Gestion d’équipe

• Assurer la coordination des ressources entourant les activités du Bureau de la chef de la direction, incluant la mise en place des activités de développement nécessaires pour assurer une coordination efficace de toutes les activités administratives de la Fédération.

Expérience professionnelle, formation, compétences et attributs recherchés

• Baccalauréat ou Maîtrise en administration des affaires ou dans un domaine connexe;
• 10 ans d’expérience dans des postes similaires ou comparables; vision moderne du rôle;
• Autonomie et efficacité reconnues;
• Habiletés démontrées en planification et en organisation; rigueur et souci du détail;
• Aptitudes exceptionnelles à la communication verbale et écrite; parfaitement bilingue (français/anglais);
• Sens aigu des relations humaines, interpersonnelles et de la diplomatie (sens politique);
• Capacité d’influence et de persuasion afin de favoriser une collaboration efficace entre les différentes parties prenantes;
• Reconnu pour son efficacité, sa polyvalence, sa ténacité, et orienté vers l’action et les résultats;
• Capacité de synthèse, jugement exceptionnel;
• Disponibilité importante pour appuyer adéquatement la chef de la direction.

 *L’utilisation du seul genre masculin ne vise qu’à alléger le texte et se fait sans discrimination.